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Heimat- und Geschichtsverein Babenhausen e.V.
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Heimat- und Geschichtsverein Babenhausen e.V.

1. Vors. Georg Wittenberger
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64825 Babenhausen
E-Mail: hgvbabenhausen(at)aol(punkt)de

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Heimat- und Geschichtsverein Babenhausen e.V.

Georg Wittenberger
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Hinweise zur EU-Datenschutzgrundverordnung

 

Heimat- u. Geschichtsverein Babenhausen
EU-DSGVO
Dokumentation über die erhobenen Daten, ihre Speicherung und ihre Verarbeitung
Der Heimat- und Geschichtsverein darf die im Rahmen der vertraglichen Beziehung zu seinen Mitgliedern (Mitgliedschaft) erforderlichen Daten erheben.
    1.    Welche Daten werden erhoben?
    ⁃    Name,
    ⁃    Vorname,
    ⁃    Anschrift,
    ⁃    Bankverbindung,
    ⁃    Geburtsdatum,
    ⁃    Zustimmung zur Abbuchung des Mitgliedsbeitrages,
    ⁃    E-Mail-Adresse
    ⁃    Die Daten werden über den Aufnahmeantrag erhoben
    ⁃    Fotos von gewählten und/oder geehrten Personen sowie von Referenten bei öffentlichen Veranstaltungen, Fotos von Ausstellungseröffnungen sowie Übernahme von Vor- und Nachlässen und Spenden
    1.    Wozu werden die Daten erhoben?
    ⁃    Abbuchung der Mitgliedsbeiträge
    ⁃    Zusendung des Jahresprogramms des Vereins
    ⁃    Kontrolle über die Ausgabe der Jahresgabe an die Mitglieder
    ⁃    Erstellung eines Dienstplanes für die Museumsaufsicht
    ⁃    Übersicht über die Mitglieder
    ⁃    Erstellung von Mitteilungen über die Aktivität des Vereins
    1.    Wie werden die Daten verarbeitet?
    ⁃    Die Daten werden in das Programm „Vereinsmeister“ der VVB Maingau übertragen. Die Abbuchung erfolgt durch einen Mitarbeiter der Bank.
    ⁃    Außerdem werden Name, Vorname u. Anschrift in eine Datei „Mitgliederliste“ in alphabetischer Reihenfolge übertragen. (Notwendig weil Reihenfolge in der Liste im Vereinsmeister sich durch Zu- und Abgänge immer wieder verschiebt.)
    ⁃    Die Daten sind auf dem Laptop des Rechners gespeichert und durch Passwörter gesichert
    ⁃    Außerdem wird eine Sicherungskopie auf einer externen Festplatte ebenfalls durch Passwort gesichert angelegt.
    ⁃    Die Beitrittserklärungen werden in Ordnern in alphabetischer Reihenfolge abgeheftet.
    ⁃    Für die Museumsaufsicht wird ein Dienstplan mit Namen u. Vornamen der ehrenamtlich tätigen Aufsichtspersonen erstellt.
    ⁃    In Veröffentlichungen des Vereins werden bei Beiträgen die Namen u. Vornamen sowie die Anschriften der Verfasser genannt.
    ⁃    In Pressemitteilungen sowie auf der Homepage werden die Namen von gewählten oder ausgezeichneten Mitgliedern und gegebenenfalls von Referenten und/oder Spendern genannt. Dazu zählen auch, falls vorhanden, die entsprechenden Fotos.
    ⁃    Die Fotos werden im Bildarchiv des Vereins, das sich im Stadtarchiv befindet, archiviert und sind entsprechend beschriftet.
    1.    Wer hat Zugang zu den Daten?
    ⁃    Der Rechner. Er pflegt die Dateien, indem er Veränderungen bei den Angaben in die Mitgliederliste und das Vereinsmeisterprogramm eingibt.
    ⁃    Der für die Abbuchungen der Beiträge zuständige Mitarbeiter der Bank, der die einzelnen Schritte der Abbuchung über Fernwartung durchführt. Dabei hat er keinen Zugriff auf die Daten selbst.
    ⁃    Der 1. Vorsitzende auf die Mitgliederlisten und auf das Bildarchiv
    ⁃    Museumsaufsicht auf den Dienstplan und die Mitgliederliste bei Ausgabe der Jahresgabe.
    1.    Welche Risiken bestehen hinsichtlich einer unerlaubten Aneignung und Verwendung der Daten?
    ⁃    Aus  Sicht des Vereins gibt es kaum Risiken hinsichtlich einer unerlaubten Nutzung der Daten.
    ⁃    Der Personenkreis, der Zugriff hat, ist eng begrenzt.
    ⁃    Sensible Daten wie Kontoverbindungen werden nur vom Rechner genutzt.
    ⁃    Eine Datenverbindung zur Bank besteht nur während des Vorgangs der Abbuchung, wobei die Daten des Programms im Einzelnen von dem Mitarbeiter nicht eingesehen werden.
    ⁃    Computer, externe Festplatte, Ordner mit Mitgliederdaten befinden sich im Arbeitszimmer des Rechners, das verschlossen ist und von keiner anderen Person genutzt wird.

Babenhausen, 2018

 

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